Бизнес «в облаках»: как современные технологии избавляют компании от цифровой анархии
Инструкция от экспертов для небольших компаний и частных предпринимателей
Сегодня даже самому «скромному» бизнесу не обойтись без цифровых коммуникаций: почты, мессенджеров, облачного хранилища, файлообменников. Если использовать их бессистемно, технологии часто разочаровывают, ведь сотрудникам тяжело разбираться с новыми программами. Наступает цифровая анархия: каждый работает в своих любимых приложениях, сотрудники устанавливают нелегальный софт, данные теряются, бизнес страдает. Специалисты «Системного софта» помогли разобраться, как современные облачные технологии позволяют бороться с этой бедой.
Самая большая беда, с которой все сталкиваются, — информационная безопасность. Сотрудники часто транслируют через почту и мессенджеры конфиденциальные данные, а компании теряют контроль над процессом. Но, помимо утечек данных, есть и другая проблема: разные сервисы никак не интегрированы друг с другом. Если менеджеры, например, применяют для общения с клиентом целый «зоопарк» мессенджеров, поиск информации в переписке становится кошмаром.
Когда разрозненные сведения разбросаны по крупицам в десятках сервисов, найти что-либо очень непросто. Особенно если речь идёт о длительном процессе со многими участниками: с одним собеседником общение налажено в Skype, с другим — в Viber или Telegram, а третий и вовсе ждёт ответа по электронной почте. Если внешних контрагентов много, цифровая анархия вполне способна создать в компании информационный хаос.
Когда разрозненные сведения разбросаны по крупицам в десятках сервисов, найти что-либо очень непросто. Особенно если речь идёт о длительном процессе со многими участниками: с одним собеседником общение налажено в Skype, с другим — в Viber или Telegram, а третий и вовсе ждёт ответа по электронной почте. Если внешних контрагентов много, цифровая анархия вполне способна создать в компании информационный хаос.
В чём проблема с технологиями для предпринимателей?
У малых и средних компаний всегда небольшой бюджет на технологии. Он, наверняка, не выдержит затрат на сложные интегрированные решения, которые внедряют крупные компании. А потребность в них есть, особенно если речь идёт о территориально распределённом бизнесе. Когда головной офис и «продажники» находятся, например, в Нижнем Новгороде, служба поддержки клиентов — в Башкортостане, а филиалы раскиданы по всей России, личное общение в офисе уже не может компенсировать информационный бардак.
Цифровые коммуникации в этом случае выходят на первое место. С корпоративными сервисами можно работать не только с офисного компьютера, но и с личного смартфона, планшета или ноутбука: из дома или гостиницы — из любой точки земного шара. Вот тут на помощь приходят «облака».
Цифровые коммуникации в этом случае выходят на первое место. С корпоративными сервисами можно работать не только с офисного компьютера, но и с личного смартфона, планшета или ноутбука: из дома или гостиницы — из любой точки земного шара. Вот тут на помощь приходят «облака».
Что делать небольшой нижегородской компании?
Облачные платформы — это не какой-то один продукт. Речь идёт о нескольких интегрированных между собой сервисах, которые позволяют решить все задачи коллективной работы. Не нужно капитальных затрат на создание инфраструктуры — только относительно небольшая абонентская плата. Не нужен большой департамент системных администраторов: вместо поддержки работы оборудования, они могут заняться своей непосредственной задачей — автоматизацией бизнес-процессов.
При этом эксплуатационные расходы тоже падают. Не придётся задумываться о периодическом обновлении дорогостоящего софта: облачные сервисы позволяют работать с самыми свежими версиями бизнес-приложений и в абонентскую плату входит возможность установки новых версий ПО.
Облачных решений для бизнес-продуктивности много, но самые продуманные выпускает Microsoft — у конкурентов сравнимых по возможностям предложений попросту нет. Другие компании чаще всего предлагают отдельно почтовый сервис, адресную книгу, календарь, мессенджер, файловое хранилище и другие решения для интернет-коммуникаций. У Microsoft все эти возможности интегрированы.
При этом эксплуатационные расходы тоже падают. Не придётся задумываться о периодическом обновлении дорогостоящего софта: облачные сервисы позволяют работать с самыми свежими версиями бизнес-приложений и в абонентскую плату входит возможность установки новых версий ПО.
Облачных решений для бизнес-продуктивности много, но самые продуманные выпускает Microsoft — у конкурентов сравнимых по возможностям предложений попросту нет. Другие компании чаще всего предлагают отдельно почтовый сервис, адресную книгу, календарь, мессенджер, файловое хранилище и другие решения для интернет-коммуникаций. У Microsoft все эти возможности интегрированы.
Что такое «облака»?
Облачные платформы — это не какой-то один продукт. Речь идёт о нескольких интегрированных между собой сервисах, которые позволяют решить все задачи коллективной работы. Не нужно капитальных затрат на создание инфраструктуры — только относительно небольшая абонентская плата. Не нужен большой департамент системных администраторов: вместо поддержки работы оборудования, они могут заняться своей непосредственной задачей — автоматизацией бизнес-процессов.
При этом эксплуатационные расходы тоже падают. Не придётся задумываться о периодическом обновлении дорогостоящего софта: облачные сервисы позволяют работать с самыми свежими версиями бизнес-приложений и в абонентскую плату входит возможность установки новых версий ПО.
Облачных решений для бизнес-продуктивности много, но самые продуманные выпускает Microsoft — у конкурентов сравнимых по возможностям предложений попросту нет. Другие компании чаще всего предлагают отдельно почтовый сервис, адресную книгу, календарь, мессенджер, файловое хранилище и другие решения для интернет-коммуникаций. У Microsoft все эти возможности интегрированы.
При этом эксплуатационные расходы тоже падают. Не придётся задумываться о периодическом обновлении дорогостоящего софта: облачные сервисы позволяют работать с самыми свежими версиями бизнес-приложений и в абонентскую плату входит возможность установки новых версий ПО.
Облачных решений для бизнес-продуктивности много, но самые продуманные выпускает Microsoft — у конкурентов сравнимых по возможностям предложений попросту нет. Другие компании чаще всего предлагают отдельно почтовый сервис, адресную книгу, календарь, мессенджер, файловое хранилище и другие решения для интернет-коммуникаций. У Microsoft все эти возможности интегрированы.
«Облака» для работы с документами и данными
В платформе Microsoft 365 Business есть внутренний портал для согласования документов в электронном виде и внешний — для взаимодействия с контрагентами. Сервис Teams позволяет организовать персональные и групповые чаты с задачами и общими документами, а Planner — создать ресурс для совместной работы над задачами. Есть средства автоматизации рабочих процессов при помощи готовых шаблонов, а также инструменты для создания и публикации бизнес-приложений для браузеров и мобильных ОС. А ещё - корпоративная социальная сеть, инструменты для создания интерактивных презентаций и отчетов и средства управления мобильными устройствами.
Итак, облачное решение избавляет компанию от цифрового бардака и упрощает взаимодействие сотрудников. Это огромное достижение, но остаются ещё внешние коммуникации. По тому же принципу можно построить взаимодействие с поставщиками, дистрибьюторами или даже с клиентами, которые, с другой стороны, могут являться и подрядчиками. Единая платформа позволяет всей цепочке работать, что называется, в одном окне, но в России внедрение подобных решений пока на зачаточной стадии. Тем не менее они есть — например, сервис Teams, позволяющий создать единую сеть для общения как внутри компании, так и вне.
Итак, облачное решение избавляет компанию от цифрового бардака и упрощает взаимодействие сотрудников. Это огромное достижение, но остаются ещё внешние коммуникации. По тому же принципу можно построить взаимодействие с поставщиками, дистрибьюторами или даже с клиентами, которые, с другой стороны, могут являться и подрядчиками. Единая платформа позволяет всей цепочке работать, что называется, в одном окне, но в России внедрение подобных решений пока на зачаточной стадии. Тем не менее они есть — например, сервис Teams, позволяющий создать единую сеть для общения как внутри компании, так и вне.
«Облака» для общения с командой и клиентами
Сотрудники часто работают с собственных ноутбуков, планшетов и смартфонов — и с этим ничего не поделать. В таком случае использование облачных инструментов также оправдан. Все крупные облачные сервисы по умолчанию защищены лучше, чем ИТ-серверы небольшой компании: корпорации вкладывают в защиту суммы, абсолютно недостижимые для среднего бизнеса, и в случае взлома рискуют миллиардами. Новые вирусы и угрозы появляются постоянно, и облачные сервисы выпускают «заплатки» для них быстрее всего.
Работая с Microsoft, предприниматели всегда имеют дело с самой свежей версией ПО, в которой отработаны все угрозы. Но и это не все: облачный сервис позволяет защитить бизнес и от сотрудников, которые покинули компанию: по запросу можно отключить их доступ с мобильных устройств к файлам организации, при этом все личные данные на их смартфонах останутся нетронутыми.
Кроме того, «облака» — это попросту выгодно. Подписка на Microsoft 365 Business позволяет не только локально установить без дополнительной оплаты последние версии офисных приложений (это есть и в Office 365), клиенты могут обновить лицензионные версии Windows 7/8.1 Professional до бессрочной версии Windows 10 Pro.
Работая с Microsoft, предприниматели всегда имеют дело с самой свежей версией ПО, в которой отработаны все угрозы. Но и это не все: облачный сервис позволяет защитить бизнес и от сотрудников, которые покинули компанию: по запросу можно отключить их доступ с мобильных устройств к файлам организации, при этом все личные данные на их смартфонах останутся нетронутыми.
Кроме того, «облака» — это попросту выгодно. Подписка на Microsoft 365 Business позволяет не только локально установить без дополнительной оплаты последние версии офисных приложений (это есть и в Office 365), клиенты могут обновить лицензионные версии Windows 7/8.1 Professional до бессрочной версии Windows 10 Pro.
Облака для безопасности
Остались вопросы по продуктам и лицензированию Microsoft? Пишите специалистам «Системного софта» на msft@syssoft.ru
За помощь в подготовке материала благодарим руководителя направления Microsoft компании «Системный софт» Тимура Бадретдинова.
На правах рекламы